Explicació general de l'arxiu

Què és el servei d'Arxiu?
El Servei d'Arxiu és, del conjunt de serveis municipals, l'òrgan especialitzat en el tractament de la documentació, en la seva cura i en la seva divulgació. Per les seves competències, doncs, les funcions abracen tant l'àmbit de la gestió administrativa com el de l'actuació cultural.  

A què es dedica?
En l'àmbit administratiu, el Servei d'Arxiu es responsabilitza de la transferència, avaluació i tria de la documentació, així com de les condicions necessàries per a la seva conservació. Sobre l'accés a la documentació, regula la consulta i préstec d'ordre intern i extern en relació a les restriccions legals existents, les condicions que han de regir en la reproducció de documentació i l'ús públic d'aquestes reproduccions. 

En l'àmbit cultural, és un servei d'abast municipal a partir del qual recuperar, conservar i divulgar la documentació generada per les diferents entitats locals, les empreses, els particulars, etc. L'Arxiu aglutina tota la documentació d'interès general que pot formar part del patrimoni documental de Constantí i esdevé, d'aquesta manera, un òrgan representatiu de tots els sectors de la vida local per servir a les necessitats dels seus usuaris i impulsar projectes de recerca i de recuperació de la memòria històrica.

Quin és el seu funcionament?
Al 2008 el Ple de l'Ajuntament va aprovar el Reglament de l'Arxiu Municipal, un text fonamental que serveix de normativa interna en regular les funcions de l'arxiu i de l'arxiver, establir les bases de la gestió dels documents administratius, de l'accés a la documentació per part dels propis treballadors i dels ciutadans i, finalment, marca l'àmbit jurisdiccional per a la recuperació, conservació i divulgació del patrimoni documental del municipi.

L'explicació detallada del funcionament de l'arxiu i de les competències de l'arxiver s'expressa en les pàgines de l'apartat Normes de funcionament, les quals no fan altra cosa que recollir l'articulat del Reglament. La part que específicament es refereix als drets dels usuaris es condensa en la Carta de serveis.

Quin és l'equipament de l'arxiu?
L'Arxiu Municipal compta, en l'actualitat, amb dues seus, que són fonamentalment dipòsits per a la documentació. L'un està situat al soterrani de l'edifici de l'Ajuntament (500 metres de prestatgeria mòbil) té la documentació més recent i, l'altre, a la segona planta de l'antic Hospital -actual Biblioteca Municipal- (450 metres de prestatgeria) conserva la documentació més antiga; de manera, que globalment es disposa de prop de 1000 metres de prestageria. 

L'arxiu compta, a més, amb un despatx per a l'arxiver i una sala d'investigadors amb quatre punts de lectura, a banda d'un lavabo adaptat a persones amb minusvalia. 

L'Arxiu conserva la pròpia documentació generada o rebuda per l'Ajuntament de Constantí en l'exercici de les seves funcions des de mitjans del segle XIX -encara que hi ha algun document més antic- fins l'actualitat. Reflecteix els àmbits en els quals té competència: cultura, ensenyament, urbanisme, seguerat pública, medi ambient, assistència social, etc. És el fons més important.

El segon fons en importància correspon al Jutjat de Pau i el Registre Civil, que conté la documentació generada o rebuda a partir de l'any 1838. Ocupa uns 20 metres de prestatgeria. Existeix un inventari que descriu la part més antiga del fons.

L'Arxiu Municipal també presta gratuïtament el servei de custòdia a les entitats o particulars que li confien els seus fons. El 2007 es va produir l'ingrés del fons personal del Dr. Aleu, eminent metge i erudit local. Es tracta d'un centenar llarg de treballs de recerca sobre temes variadíssims (història local, costumari popular, sàtira política, memoria personal, etc.). A banda, es conserva una part molt fragmentària del fons d'algunes entitats del poble: el Sindicat Agrícola de Constantí (1917-1937), el Sindicat Agrícol de Treballadors del Camp (1934-1936), la Delegació Local de Falange (1939-1960), l'Associació de Treballadors d'Ajuntament de les Comarques Tarragonines (1936), etc.

Existeix una biblioteca-hemeroteca auxiliar que disposa d'algunes obres de referència dels segles XIX i XX sobre administració i legislació que foren emprades pels treballadors de les oficines de l'Ajuntament, i també d'alguns llibres actuals, preferentment d'història local, que són dipositats a la Biblioteca Municipal i poden treure's en préstec. 

Es possible consultar els inventaris i catàlegs?
Sí, tots els instruments de descripció elaborats pel personal de l'arxiu -fonamentalment, invetaris i catàlegs- està disponibles i poden consultar-se en l'apartat Fons documentals, excepte en uns pocs casos que són per a ús intern de la pròpia administració o pel fet d'estar afectats per la protecció de dades de caràcter personal.

Quin és l'origen de l'arxiu?
La secretaria de l'Ajuntament ha tingut des de temps immemorials un arxiu on guardar tota la documentació administrativa. Sabem que cap als anys 10 dels segle XX s'efectua una ordenació general de les oficines i s'estableix una nova manera de guardar els documents a la vegada que es redacta un inventari dels llibres existents. Al 1996, el Servei d'Arxius de la Generalitat inventaria les prop de 2000 unitats documentals que es conserven, amb una cronologia que va de l'any 1823 a 1987. 

No és, però, fins al 2002 quan es posa en marxa veritablement el servei d'arxiu. Durant aquest any s'ordenen els llibres i expedients més antics i es realitza l'inventari, que compta amb unes 3.500 unitats documentals. El 2003 s'inaugura específicament una seu pròpia a l'edifici de l'antic Hospital, un àmbit que serà conegut com a Arxiu Històric perquè en un primer moment només conté documentació antiga.

Al 2007 es produeix un canvi significatiu. L'Ajuntament aprova la implantació d'un Sistema de Gestió Documental, la qual cosa comporta que l'arxiver s'ocupi de la documentació administrativa des de l'inici del cicle de vida del document, i s'han millorat notablement els dipòsits de la documentació administrativa, amb la retirada d'un munt d'objectes impropis que hi havia i la instal·lació d'unes modernes prestatgeries mòbils compactes. Al 13 de maig de 2008 (BOP, 118, 21-5-2008) s'aprova el Reglament de l'Arxiu Municipal, un document que atorga veritable carta de naturalesa al servei d'arxiu i estableix per als propers anys un full de ruta de cara a la normalització de producció i circulació de la documentació a l'Ajuntament.

Quina divulgació es fa de les actuacions de l'Arxiu?
De portes enfora, el principal objectiu de l'Arxiu ha estat la sensibilització, dignificació i difusió del valor social i cultural del patrimoni documental de Constantí. El patrimoni documental entès com un dipositari de la memòria col·lectiva, una mena de banc de dades -potser la font d'informació més important- per conèixer la gent i les activitats esdevingudes al poble durant els darrers segles.

Aquesta finalitat didàctica s'ha vehiculat a través de la creació i manteniment d'un web específic de l'Arxiu i de la coordinació de diverses publicacions El Racó de l'Arxiu (2003-2006), Història General de Constantí (a partir del 2007) i Documents de Constantí (a partir del 2008).

Què s'hi pot trobar al web de l'Arxiu?
El web de l'Arxiu Municipal (en funcionament des de finals de 2004) es va dissenyar per apropar el servei d'arxiu als ciutadans. S'hi van penjar els principals instruments de descripció -guies, inventaris i catàlegs-; es va oferir accés digital als llibres d'actes del Ple de l'Ajuntament (1844-1972) -6389 imatges- i a la totalitat del petit fons del Sindicat Agrícol de Treballadors del Camp de Constantí (1934-1936) -40 imatges-; es van buidar els llibres d'actes i es va redactar un extracte dels acords del Ple (1844-1911) -3.417 informacions de deliberacions o acords- (actualment reconvertit en cronologia històrica de Constantí); es va incloure també la versió electrònica del butlletí El Racó de l'Arxiu i l'exposició virtual L'arxiu de la memòria, amb un recull de documents curiosos i singulars trobats en el procés de descripció del fons de l'Ajuntament; un joc de preguntes i respostes sobre la revista Estudis de Constantí i un recull de recursos a Internet per a investigadors interessats en fer recerca sobre el poble. Després, es va confeccionar la Biblioteca Digital de Constantí, el repertori biblio-hemerogràfic més ampli existent sobre el municipi de Constantí (més de 300 referències). El web ha permès arribar a les persones que per incompatibilitat d'horari o per residir fora del municipi mai no podien acostar-se a l'arxiu.

Quines són les publicacions que coordina l'Arxiu?
L'Arxiu compta amb una política de publicacacions amb les quals assolir una àmplia divulgació de les seves actuacions i, molt especialment, incidir en la recuperació del patrimoni documental i de la memòria històrica.

A banda de l'experiència del butlletí El Racó de l'arxiu del qual van sortir 21 números entre els anys 2003 i 2006 i que s'explica en una altra banda, hi ha tres noves publicacions periòdiques:

a) Un butlletí quadrimestral que es comença a publicar a partir el 2008 i es titula Documents de Constantí, de caràcter monogràfic sobre el patrimoni documental al municipi (tant de les activitats que porta a terme l'Ajuntament com les d'entitats o particulars) i adreçat als ciutadans en general. 

b) Una col·lecció de monografies històriques sobre Constantí, escrites amb un to divulgatiu i amb moltes il·lustracions pensades per divulgar la història del municipi entre tots els ciutadans. Té periodicitat anual i comença a publicar-se a partir del 2007.

Un projecte de futur

L'Arxiu Municipal treballa, en resum, al voltant de dos grans eixos:

1. Un ús primari dels documents, lligat a la seva funció administrativa
2. Un ús secundari, un cop prescrit el seu valor legal, lligat a la funció cultural de testimoni històric.

En tots dos casos, l'arxiver desenvolupa una doble tasca; d'una banda, l'estricta realització de les actuacions més tècniques -ordenar els dipòsits, confeccionar instruments de descripció, etc.- i, de l'altra, una tasca pedagògica de sensibilització en favor de la preservació d'aquests fons.